La normativa española obliga a conservar buena parte de la documentación mercantil y fiscal de una empresa durante varios años (con carácter general, 6 años según el Código de Comercio, y plazos específicos más largos para ciertos documentos fiscales o laborales). Guardar todo ese archivo en la oficina no siempre es práctico ni barato.
Por qué un trastero puede ser buena opción
Es mucho más económico por metro cuadrado que ampliar una oficina solo para archivo, y permite recuperar espacio útil de trabajo. Si eliges un centro con acceso en horario amplio, puedes consultar documentos cuando lo necesites sin depender de terceros.
Precauciones a tener en cuenta
- Protección frente a humedad y luz: usa cajas de archivo definitivo (las de cartón reforzado con tapa) y evita el contacto directo con el suelo.
- Organización por año y tipo: etiqueta cada caja con el ejercicio fiscal y el tipo de documento — te ahorrará horas si Hacienda o un cliente te pide algo concreto.
- Seguro adecuado: confirma si el seguro básico del trastero cubre documentación empresarial; si el archivo tiene valor legal crítico, puede compensar un seguro ampliado.
- Plazos de destrucción: antes de deshacerte de documentación antigua, consulta con tu asesor o gestor los plazos legales exactos aplicables a tu caso, que varían según el tipo de documento.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal sobre tu situación concreta.
¿Necesitas ayuda para decidir?
¿Necesitas espacio para el archivo de tu empresa? Te ayudamos a encontrar un trastero adecuado y bien protegido.